德州市国家税务局关于印发《德州市国税局征管基础资料管理办法》的通知

德国税发[2006]9号

全文有效

各县（市、区）国家税务局：

  为进一步加强全市征管资料规范管理，市局在深入调研和广泛征求意见的基础上，对征管资料管理办法进行了修订，现将修订后的《征管基础资料管理办法》印发给你们，请认真贯彻落实。

  二○○六年一月二十日

  德州市国税局征管基础资料管理办法

  为进一步提高我市税收征管资料管理水平，确保税收征管资料的标准化、规范化、科学化，发挥税收征管资料在税收征管基础建设中的重要作用，制定本办法。

  一、征管基础资料管理的原则

  （一）规范统一的原则。统一全市征管资料的种类内容、使用要求、归集整理和建档保管，确保征管资料管理的统一性、准确性和完整性，为加强税收管理提供依据。

  （二）分类与分户相结合的原则。依据征管资料形成的规律及资料之间的联系，按照新的税收征管业务流程，实行分类管理与分户管理相结合，既要保持执法行为的连续性，又要保持纳税户主要纳税资料的连续性、完整性。

  （三）便于管理和查询的原则。对征管资料实行科学分类、统一编码、按户（类）索引，以便于查询和调阅，积极探索利用计算机手段管理征管资料的新方法。

  （四）纸质资料与电子信息并重的原则。在强化纸质征管资料管理的同时，注重计算机电子信息档案的备份与存档，根据信息化的发展进程，逐步取消一些纸质资料并不断加强电子档案的管理。

  （五）统一管理与分工指导相结合的原则。基层征管单位使用和形成的征管资料由县（市、区）局统一要求、制定统一办法，各县（市、区）局征管、税政、计征、稽查及信息管理部门密切配合、各司其职、分工指导，征管部门做好管理和考核的牵头组织工作，做到明确分工，齐抓共管。

  二、征管资料的范围、类别

  征管基础资料包括税务机关要求纳税人提供的各类登记、申报资料、征收凭证和发票以及执法过程中产生的法律文书等纸质资料，也包括计算机记录和生成的上述资料的电子信息。

  （一）税务登记类：设立税务登记资料、变更税务登记资料、注销税务登记资料、个体停复业资料、一般纳税人认定资料、一般纳税人年审资料、非正常户认定资料、出口资格认定审批资料、税务登记验（换）证资料、收缴资料、开户银行帐号证明等。

  （二）纳税申报资料类：一般纳税人申报资料、小规模企业申报资料、个体工商户申报资料、企业所得税申报资料、外出经营管理资料、储蓄存款利息所得扣缴个人所得税申报资料等。

  （三）税款征收类：征收资料、企业减免（退）税资料、出口退税管理资料、核定税款资料等。

  （四）发票管理类：发票领购资料、发票使用资料、发票缴销资料、发票存根收缴资料等。

  （五）监控管理评估类：税源监控资料、催报催缴资料、纳税评估资料等。

  （六）税务稽查类：选案资料、实施资料、审理资料、执行资料、协查资料等。

  （七）税收法制类：行政复议资料、行政诉讼资料、行政处罚及听证资料、执法检查资料、重大税务案件审理资料等。

  （八）其他管理资料：部门协议资料、汇总上报资料及其它管理资料。

  （九）电子信息档案：各有关单位和部门应定期将电子信息进行备份，或以软盘、光盘等形式存档，保管期限另行规定。

  三、征管资料的分类编码

  按业务流程将纸质资料分A、B、C、D、E、F、G、H八大类，即A类为税务登记资料，B类为申报资料，C类为税款征收资料，D类为发票管理资料，E类为监控评估资料，F类为税务稽查资料，G类为税收法制资料， H类为其他管理资料。各大类再进行二级分类，如纳税申报资料B类分为一般纳税人申报资料B1、小规模企业申报资料B2、个体工商户申报资料B3……（详见《主要税收征管资料明细表》）。通过对征管资料的分类和设置统一的类别号，明确征管资料的分类层次，固定征管资料各级类目在分类层次中的位置和排列顺序，用于编写资料的案卷目录和存放排列顺序，同时为利用计算机管理征管资料奠定基础。

  四、征管资料的日常管理归档

  对日常形成的各种征管资料，应按照征管资料的类别，根据各系列、各岗位职能分工进行归集，对各种征管资料要认真审核，确保资料齐全，内容完整，手续完备。

  （一）户籍档案资料实行分户归档

  1、按户建档。户籍档案资料应用专门档案盒存放，原则上企业应一户一档，个体业户可多户一档。户籍档案盒的材质、规格、外观、标示应做到整齐划一，立面应打印标注纳税人名称、资料类别号、资料编码等内容。正面应打印标注纳税人名称。户籍资料类别号一律为A.资料编码一般用6位数字和字母表示，第1位代表所属管理分局（科），由各县（市、区）局统一编制；第2位代表纳税人类型，其中Q代表企业，G代表个体；第3、4、5、6位为档案顺序号，由基层档案主管部门按顺序编制。按照德国税函[2005]72号文件要求执行了8位编码的单位，也可不再调整。

  2、分类装订。对《主要税收征管资料明细表》列举的各类税务登记资料，应分别于相应业务办结并确认资料齐全无误后进行装订，尚未办结业务的资料可暂不装订。对某类资料只有一份（页）表格（单、书）的，以及税务机关收缴的有关证件，可不装订。对重复发生的同类业务或周期性业务的档案资料，可对此前形成的同类资料汇总装订。为确保户籍资料的整齐、美观，除有特定要求及纳税人报送的有关资料原件外，今后归档的户籍资料一律应用A4纸张。有条件的单位，可使用打孔式或抽杆式塑料夹装订户籍资料。

  对进行装订的各类资料，应分别制作资料封皮（附件1）。对户籍资料一般使用A4纸张后，封皮应为A3纸张对折而成，各类资料的封皮应预先印制，列明资料类别和应存档资料的序号、名称，形成既定格式，建档人员进行存档装订时，根据实际存档资料在"□"中标注"√"确认，并分别注明资料页数。除预先列举资料外，如有其他资料，在"其他"栏目予以注明。对多户一档的户籍资料，资料封皮应加注纳税人名称。

  3、对各档案盒中存放的所有户籍资料，应预先印制《企业户籍资料汇总目录》（附件2）、《个体户籍资料汇总目录》（附件3），列明户籍资料种类，形成既定格式，建档人员根据实际存档资料在"□"中标注"√"确认，放置档案盒中。

  4、对已注销税务登记纳税人的户籍资料，可于每年年初集中装订成卷，另行存放，其空余的档案编码可用于新增的户籍档案。

  （二）其他征管资料的日常管理归档， 实行分类与分户相结合

  1、对一般纳税人及小规模申报业户的申报资料（包括所有申报资料）实行一户一档；对个体双定业户申报资料实行按类归档；非增值税企业申报资料实行一户一档；其他申报资料实行按类归档。

  2、税款征收资料实行按类归档。

  3、发票管理资料实行按类归档。

  4、监控管理评估资料实行按户归集、一户一档或多户一档；个体税源监控资料也可按类归档。

  5、税务稽查资料中的稽查资料实行一案一档；协查资料实行按户归集、一户一档或多户一档。

  6、税收法制资料实行按户归集、按二级类目归档，做到一类一档或一类多档。

  7、其他管理资料实行按类归档。

  8、档案盒标示面要做到统一。

  （1）档案盒立面。一是要有纳税人或资料名称；二是有资料类别；三是要有档案序号，即在资料类别下按顺序编码（用3位或4位数字编制）。

  （2）档案盒正面要有纳税人或资料名称。

  （3）档案盒标示内容要统一打印。

  五、征管资料的年度整理、装订及归卷

  征管资料的年度整理、装订和归卷在每年的一季度进行，各分局、科室要将上一年度内形成的各种征管资料进行整理，填写卷内目录，进行卷宗装订，填写卷宗封面，进行卷宗目录登记，存入档案橱，进行妥善保管。

  （一）征管资料的整理。对周转使用的资料，如：税务登记资料使用期内不须装订归卷。其它资料，按户或按类别进行整理。税收管理员管理台帐实行电子台帐后，年度整理时，应打印出两份，一份装订归卷，另一份由税收管理员保管，作为税收管理员日常备查的监控资料。

  （二）填写卷内档案目录及卷内备考表。卷内档案目录（附件4）主要内容包括征管资料的顺序号、资料类别、名称、日期及所在页码，卷内档案目录装订在卷宗第一页；在卷内备考表（附件5）上填写立卷人、审核人、立卷时间及有关情况说明等，卷内备考表装订在卷宗最后一页。

  （三）征管资料卷宗的装订。征管资料装订前对卷内资料整理情况进行检查，检查无误后逐卷进行装订。

  （四）卷宗封面的填写。卷宗封面内容包括立卷单位名称、卷宗所属时期、保管期限、卷内资料页数、归档号等。

  （五）卷宗立面的填写。卷宗立面要填写纳税人或资料名称、资料类别、卷宗序号、所属年度。卷宗序号用4位或5位数字编制，第1位代表所属管理分局（科），由各县（市、区）局统一编制（同户籍档案资料第1位编码），以便分局、科室保存期满后移交县（市、区）局档案室时有所区分，第2至4位或5位为档案顺序号，由基层档案主管部门按顺序编制。

  （六）编制卷宗总目录。对已装订的卷宗要编制卷宗总目录（附件6）。卷宗总目录应单独装订立卷，存入当年度卷宗的首位。

  六、征管资料档案的移交、保管、查阅、调阅

  （一）征管档案的移交

  1、岗位人员或机构管辖发生变动的，要做好相关资料的移交，移交时填写《征管档案资料移交清单》（附件7），双方签字盖章，移交清单要专档保管，年终专门立卷保存。

  2、以前年度征管档案原则上要在分局、办税服务厅、科室保存两年，期满后由基层档案管理人员移交县（市、区）局档案室，移交时应当由移交人填制《征管档案资料移交清单》，接收人核收后双方签字盖章。

  （二）征管档案的保管

  1、明确征管档案管理责任部门。原则上，城区征管档案除税源管理部门形成的征管资料及税务稽查资料外均由办税服务厅负责存放、保管，农村分局征管档案由各分局负责存放、保管。实行集中征收的县（市、区）局，本着谁受理谁负责的原则，由受理部门负责存放、保管。

  2、征管档案应用正面有透明玻璃并配有门锁的专门橱柜存放，并指定专人负责保管，档案管理人员应严格执行档案管理的有关制度规定，认真履职，妥善保管，确保征管档案的完整和齐全。

  （三）征管档案的查阅。为便于档案资料的查阅，对本部门存放保管的档案资料，应制作档案查阅说明和检索目录（格式自定，纸质或电子文档均可），以便及时查找。

  （四）征管档案的调阅，相关人员在调阅征管资料时，要在《征管档案调阅单》（附件8）上详细记录；归还时档案管理人员对资料要认真核收，调阅人要分别在调阅和归还时签字。

  七、征管资料的保管期限

  税收征管资料除法律法规有明确规定外，按下列要求期限保管。

  （一）凡定为偷税、抗税、骗取出口退税及伪造、倒卖、虚开发票等，并进行行政处罚的案件，其卷宗保存期限为"永久".

  （二）一般税务处罚案件，行政复议、诉讼资料，征管法规定的税务文书，纳税申报、税收征收主要资料卷宗以及发票领购簿、发票存根保存期限为"长期"，即一般为10年以上。

  （三）税务机关内部使用的自制资料保存期限为"短期"，即一般为5年。

  八、征管资料的销毁

  征管资料保存期满后，编制《征管资料销毁清册》（附件9），填写销毁的案卷名称、种类、序号、保管期限以及销毁的原因和事由等，报局长批准后方可销毁。

  九、征管资料的考核和检查

  各县（市、区）局要把征管资料管理作为目标管理考核的一项基本内容，定期组织检查考核；市局每年组织一次专项检查。主要检查资料内容是否真实、完整、准确；征管资料归档是否及时、规范；日常管理和年度整理是否按照《办法》要求进行归档和归卷；是否严格按照《办法》要求进行档案的移交、调阅和保管等，确保征管档案管理工作规范到位。

  十、修订后的《征管基础资料管理办法》自2006年1月1日起执行，原《征管基础资料管理办法》（德国税发[2004]22号）停止执行。